Idées phares
- Un procès-verbal demandé à Copilot l’incite à compléter ce que la source ne dit pas.
- Demandez plutôt les idées, les décisions écrites et un plan qui, quoi, date.
- Chaque ligne cite sa phrase d’origine ; une date manquante s’écrit « date absente ».
- Dans une bibliothèque SharePoint (les fichiers d’un site d’équipe), repérez d’abord la source.
- Le résultat va sur la page SharePoint de l’équipe, pas dans le chat.
Le geste
Copilot repose sur un grand modèle de langage. Ce programme produit le texte le plus probable pour la demande reçue.
Demander un procès-verbal, c’est demander une forme : celle du compte rendu officiel d’une réunion. Le modèle remplit cette forme. Il ajoute des formules d’usage et lisse la chronologie. Il peut inventer un responsable ou une échéance plausibles que personne n’a écrits.
Demandez plutôt trois choses : les idées phares, les décisions réellement écrites dans la source, et un plan (qui, quoi, date). Chaque ligne cite alors une phrase du fil. Ce qui manque reste vide. Une échéance non écrite devient « date absente ».
Règle : pas de citation, pas de ligne.
Deux prompts
Les deux prompts désignent la source avec le menu de références de Copilot Chat : tapez « / », puis choisissez la réunion, le mail ou le site SharePoint. Ce menu demande une licence Microsoft 365 Copilot.
Sans licence, collez le texte du mail à la place de la référence.
Prompt 1 : Outlook vers idées, décisions, plan
Source : /[réunion ou mail]. Utilisez uniquement cette source.
Si elle ne s’ouvre pas, ou si la réunion n’a pas de transcription, dites-le et arrêtez-vous.
Répondez en trois sections numérotées, sans introduction ni formule de politesse :
1. Idées phares : cinq puces au maximum.
2. Décisions : seulement celles écrites dans la source. Une discussion sans conclusion n’est pas une décision.
3. Plan : tableau Qui | Quoi | Date. Date non écrite : « date absente ». Personne non nommée : « responsable absent ».
Sous chaque puce et chaque ligne, citez entre guillemets la phrase d’origine.
Section vide : écrivez « rien dans la source ».Prompt 2 : mail vers bibliothèque SharePoint
Doublon : copie d’un fichier. Raccourci : lien vers un fichier rangé ailleurs.
Mail : /[mail]. Bibliothèque : /[site SharePoint cité dans le mail].
Si la bibliothèque n’est pas référencée ou ne s’ouvre pas, arrêtez-vous et demandez le lien. Ne produisez rien d’autre.
Sinon, utilisez uniquement les fichiers présents. Répondez en quatre sections numérotées :
1. Source : le fichier qui fait foi, nom exact et date de modification.
2. Doublons et raccourcis : chaque copie ou raccourci, avec la raison.
3. Trois idées pour la semaine, tirées de la source.
4. Trois actions faisables dans la bibliothèque actuelle : renommer, déplacer, retirer un doublon. Aucun nouvel outil, aucun dossier inexistant.
Citez le nom exact de chaque fichier.Pour départager l’original et sa « Copie (1) », sélectionnez les deux dans SharePoint, puis Copilot > « Comparer des fichiers ».
Exemple fictif
Le mail :
Objet : Synchro budget T4
Suite à la synchro de mardi, on garde Budget_T4.xlsx dans Documents partagés/Finance. Marc met à jour les lignes déplacement avant vendredi 24. Il reste un raccourci Budget_T4 dans Général et un Budget_T4 – Copie (1).xlsx. On reparle du prestataire plus tard. Merci à tous !
La réponse à garder :
- Idées phares : un seul fichier de référence. « on garde Budget_T4.xlsx dans Documents partagés/Finance »
- Décisions : Budget_T4.xlsx, dans Finance, fait foi. Même citation.
- Plan : Marc | lignes déplacement | vendredi 24. « Marc met à jour les lignes déplacement avant vendredi 24 »
- Plan : responsable absent | prestataire | date absente. « On reparle du prestataire plus tard »
- Bibliothèque : le raccourci de Général et Budget_T4 – Copie (1).xlsx ne sont pas la source. À vérifier avant retrait.
Plan d’action
- Copiez le prompt 1 dans Copilot Chat, puis tapez « / » pour choisir votre prochaine réunion.
- Vérifiez les citations, puis déposez le résultat sur la page SharePoint de l’équipe.
- Ne laissez pas le fil dans une seule boîte Outlook : partagez le lien de la page.
Ce qu’on ne fait pas
- Copilot n’est pas une source : la source reste le mail, la réunion ou le fichier.
- Un grand modèle ne signe pas : une décision engage une personne nommée.
- Le fichier partagé l’emporte sur le chat : c’est lui que l’équipe relit.
Illustration d’accroche générée par IA.
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